Organisation triathlon avenir 2008
Bonjour chers volontaires,
Timeline
voici un petit "timeline" des taches a compléter (samedi près midi et dimanche matin) précédent l'épreuve elle même.
Je demanderai donc
des volontaires supplémentaires (voir ci dessous) pour accomplir a temps ces taches.
samedi
18h
vérification des dépôt des barrières, clôturer une partie du parking piscine pour orienter le public du dimanche matin a utiliser des places en dehors du parc a vélo, placer quelques panneaux "triathlon", preparation de la ligne electrique pour le PC course depuis le bungalow.
Bénévoles : Momo, Fabrice (ou Alain Dumesgnil) et Jean-Marie
Dimanche (les bénévoles s'ajoutent au fur et a mesure)
8h-9h30
Bénévoles : Momo, Fabrice, Jean-Claude et Jean-Marie
transfert et installation du matériel du fourgon de Fabrice contenant l'arche, plot, piquet, rubalise, sono et podium, ravito
9h30 a 11h30
mise en place du parc a velo
2 bénévoles demandes (attente de confirmation): Eric, Sebastien, Gauthier,
mise en place du parcours
2 bénévoles demandes (attente de confirmation):Sophie, Alain Schlottig, Pascal
10h Mise en place du système informatique au stade virebelle (arrivée)
Bénévoles :Jerome Dho
11h30
remise de dossard + gestion des changements inscriptions
6 bénévoles (voir fichier excel)
responsable: Freddy
12h
pause déjeuner pour les bénévoles restant sur place
13h surveillance parc a velo
4 bénévoles (voir fichier excel)
13h15 Piscine
6 bénévoles (voir fichier excel)
organisation de la piscine (ligne, gestion public, tapis de sol, liaison avec PC etc..)
13h30
Navigateur + médecin + Pompiers
13h45
Chronométrage
4 bénévoles (voir fichier excel)
Parcours velo
8 bénévoles (voir fichier excel)
14h tout le monde sur le pont !
17h fin de l'épreuve
remise des prix
18h-20h
puis démontage
OUF !
Process detaille du systeme informatique
La pre inscription informatique est obligatoire pour ce triathlon avenir qui a la particularite de faire partir des vagues (12 enfants) de classe d'age differentes et de donner un classement instantane a la fin de l'epreuve.
L'important est d'avoir une base de donnees des enfants avec age, nom afin de pouvoir composer les vagues, chronometrer chaque enfant en temps reel.
L'inconvenient est de constituer cette base de donnees deux jours avant l'epreuve car il faut d'une part preparer les dossards et etiquettes barrieres correspondants aux inscrits, et pallier aux imponderables d'une population parfois un peu novice sur le fonctionnement d'un triathlon (manque certificat, non presence d'un inscrit etc....). A ce moment la, il est extremement difficile de changer les vagues constituees par le logiciel car les dossards et etiquettes et epingles et etc... sont deja lies a un enfant, on peut toutefois remplacer une non presence par une personne du meme age ne s'etant pas inscrit a temps. Mais cela arrive tout le temps avant l'epreuve..., d'ou un certain stress que l'on ne voit pas forcement sur des epreuves plus classiques.
On pourrait se passer d'un tel systeme d'information si l'on se contente d'une gestion a la main (il faudrait une dizaine de personnes) sans classement a la fin (donc juste controler que chaque enfant est au depart et a l'arrivee). C'est un choix a faire.
Il y a trois facons de constituer la base de donnees
1- par le site internet de la ciotat (preinscription) , de loin la solution la plus facile pour nous
2- les clubs nous envoient une liste par email (word, excel, etc...), pas terrible mais acceptable, on doit faire du copier coller du document sur le site internet
3- par courrier avec le bulletin d'inscription , la pire des facon (d'ailleurs tres peu utilise cette annee, car pas de distribution du bulletin, on a directement inciter les personnes a se preinscrire sur le site)
La base de donnee sert au logiciel de chronometrage (auteur J.Dho), celui ci est synchronise avec le starter qui donne le depart des vagues. Les vagues sont verifiees a la piscine et rapprochees avec le PC course situe sur le stade de virebelle (fin du parcours de course a pied). Au top depart la vague part, l'estimation des annees precedentes permet de passer tous les concurrents sur la duree des 3 heures de l'epreuve. Le starter a une feuille issue du logiciel de chronometrage permettant d'avoir une indication sur l'horaire de depart de chaque vague.
exemple:
1. Synchroniser votre montre avec le chronométreur (Jérome)
2. Noter les heures de départ de chaque vague
3. Remettre la feuille des heures de départ au chronométreur après le départ de la dernière vague.
Pour le départ de chaque vague un horaire estimé est donné mais il faut avoir le feu vert de la sortie du parc à vélo,
avant de donner le départ d'une vague.
Lors du départ, se mettre en relation radio avec le chronométreur qui déclenchera lui aussi son chrono !
rappel
les postes occupes lors de la course (il y a des horaires a respecter, donc regarder bien votre place ;)
il est en ligne et régulièrement mis a jour
http://jean-marie.gueye.over-blog.com/pages/Benevoles_Triathlon_Avenir_2008-445270.html
3- le trace des parcours des différentes catégories
important a intégrer car les vagues de 12 enfants s'enchainent vite, (toutes les 10 ou 15 minutes), des qu'une vague arrive a la fin du velo et sort du parc a velo (apres avoir fait la natation et le velo) une autre vague demarre la natation. Donc il y a constamment du monde sur le parcours (parcours ferme a la circulation voiture). Il faut juste faire attention aux parents ;)) qui font un peu n'importe quoi sur le parcours pour suivre leurs enfants ;))
Pour vous donner un apercu de l'organisation vu de l'interieur...
Jean-Marie
Timeline
voici un petit "timeline" des taches a compléter (samedi près midi et dimanche matin) précédent l'épreuve elle même.
Je demanderai donc
des volontaires supplémentaires (voir ci dessous) pour accomplir a temps ces taches.
samedi
18h
vérification des dépôt des barrières, clôturer une partie du parking piscine pour orienter le public du dimanche matin a utiliser des places en dehors du parc a vélo, placer quelques panneaux "triathlon", preparation de la ligne electrique pour le PC course depuis le bungalow.
Bénévoles : Momo, Fabrice (ou Alain Dumesgnil) et Jean-Marie
Dimanche (les bénévoles s'ajoutent au fur et a mesure)
8h-9h30
Bénévoles : Momo, Fabrice, Jean-Claude et Jean-Marie
transfert et installation du matériel du fourgon de Fabrice contenant l'arche, plot, piquet, rubalise, sono et podium, ravito
9h30 a 11h30
mise en place du parc a velo
2 bénévoles demandes (attente de confirmation): Eric, Sebastien, Gauthier,
mise en place du parcours
2 bénévoles demandes (attente de confirmation):Sophie, Alain Schlottig, Pascal
10h Mise en place du système informatique au stade virebelle (arrivée)
Bénévoles :Jerome Dho
11h30
remise de dossard + gestion des changements inscriptions
6 bénévoles (voir fichier excel)
responsable: Freddy
12h
pause déjeuner pour les bénévoles restant sur place
13h surveillance parc a velo
4 bénévoles (voir fichier excel)
13h15 Piscine
6 bénévoles (voir fichier excel)
organisation de la piscine (ligne, gestion public, tapis de sol, liaison avec PC etc..)
13h30
Navigateur + médecin + Pompiers
13h45
Chronométrage
4 bénévoles (voir fichier excel)
Parcours velo
8 bénévoles (voir fichier excel)
14h tout le monde sur le pont !
17h fin de l'épreuve
remise des prix
18h-20h
puis démontage
OUF !
Process detaille du systeme informatique
La pre inscription informatique est obligatoire pour ce triathlon avenir qui a la particularite de faire partir des vagues (12 enfants) de classe d'age differentes et de donner un classement instantane a la fin de l'epreuve.
L'important est d'avoir une base de donnees des enfants avec age, nom afin de pouvoir composer les vagues, chronometrer chaque enfant en temps reel.
L'inconvenient est de constituer cette base de donnees deux jours avant l'epreuve car il faut d'une part preparer les dossards et etiquettes barrieres correspondants aux inscrits, et pallier aux imponderables d'une population parfois un peu novice sur le fonctionnement d'un triathlon (manque certificat, non presence d'un inscrit etc....). A ce moment la, il est extremement difficile de changer les vagues constituees par le logiciel car les dossards et etiquettes et epingles et etc... sont deja lies a un enfant, on peut toutefois remplacer une non presence par une personne du meme age ne s'etant pas inscrit a temps. Mais cela arrive tout le temps avant l'epreuve..., d'ou un certain stress que l'on ne voit pas forcement sur des epreuves plus classiques.
On pourrait se passer d'un tel systeme d'information si l'on se contente d'une gestion a la main (il faudrait une dizaine de personnes) sans classement a la fin (donc juste controler que chaque enfant est au depart et a l'arrivee). C'est un choix a faire.
Il y a trois facons de constituer la base de donnees
1- par le site internet de la ciotat (preinscription) , de loin la solution la plus facile pour nous
2- les clubs nous envoient une liste par email (word, excel, etc...), pas terrible mais acceptable, on doit faire du copier coller du document sur le site internet
3- par courrier avec le bulletin d'inscription , la pire des facon (d'ailleurs tres peu utilise cette annee, car pas de distribution du bulletin, on a directement inciter les personnes a se preinscrire sur le site)
La base de donnee sert au logiciel de chronometrage (auteur J.Dho), celui ci est synchronise avec le starter qui donne le depart des vagues. Les vagues sont verifiees a la piscine et rapprochees avec le PC course situe sur le stade de virebelle (fin du parcours de course a pied). Au top depart la vague part, l'estimation des annees precedentes permet de passer tous les concurrents sur la duree des 3 heures de l'epreuve. Le starter a une feuille issue du logiciel de chronometrage permettant d'avoir une indication sur l'horaire de depart de chaque vague.
exemple:
1. Synchroniser votre montre avec le chronométreur (Jérome)
2. Noter les heures de départ de chaque vague
3. Remettre la feuille des heures de départ au chronométreur après le départ de la dernière vague.
Pour le départ de chaque vague un horaire estimé est donné mais il faut avoir le feu vert de la sortie du parc à vélo,
avant de donner le départ d'une vague.
Lors du départ, se mettre en relation radio avec le chronométreur qui déclenchera lui aussi son chrono !
rappel
les postes occupes lors de la course (il y a des horaires a respecter, donc regarder bien votre place ;)
il est en ligne et régulièrement mis a jour
http://jean-marie.gueye.over
3- le trace des parcours des différentes catégories
important a intégrer car les vagues de 12 enfants s'enchainent vite, (toutes les 10 ou 15 minutes), des qu'une vague arrive a la fin du velo et sort du parc a velo (apres avoir fait la natation et le velo) une autre vague demarre la natation. Donc il y a constamment du monde sur le parcours (parcours ferme a la circulation voiture). Il faut juste faire attention aux parents ;)) qui font un peu n'importe quoi sur le parcours pour suivre leurs enfants ;))
Pour vous donner un apercu de l'organisation vu de l'interieur...
Jean-Marie